业州愚公在《AI 工具实操与提示词》系列中撰写了关于写信技巧的文章，指出有些信件虽然写得很有礼貌，但往往得不到回覆。作者提到，一位人士周二上午给供应商写信询问报价和帐期，信中只提到「不好意思打扰」和「期待您的回覆」，但到周五仍未收到回覆。业州愚公认为，这种信件往往缺乏实质内容，对方可能因此而不予理睬。为此，作者提供了三段提示词，分别针对请求、婉拒和跟进，教导读者如何写出有效的信件，以增加对方回覆的可能性。
菜鸟之友系列：《AI 工具实操与提示词》・模板篇作者：业州愚公
周二上午，你要跟只见过一次面的供应商问报价，顺便提一句能不能给两周帐期。你写：「您好，冒昧打扰。关于上次提到的合作，如方便的话，希望能给我们一份报价，万分感谢。期待您的回覆。」寄出去。
周五没回。下周二你再打开寄件备份，才发现整封信没有一句话告诉对方：这件事跟他有什么关系、要花他几分钟、什么时候之前要。
商务邮件最常见的三种死法，刚好对应三种信。
请求型：自己要什么写得很清楚，对方要付出什么写得很模糊。他得自己算要查几张表、问几个人、担什么责任，算不清就先放着。
婉拒型：不敢说不，于是写「最近比较忙，可能不太方便，再看看」。你以为拒绝完了，他收到的是「还有机会」；两周后再问一次，你要嘛再婉拒一次，要嘛勉强接了。
跟进型：把原信复制一遍，前面加一句「请问有进展吗」。这封信唯一的新讯息是「我很急」——对方读完，没有新的理由去动作。
三种信的问题都不在文笔，在结构。一封商务邮件只要回答四件事：这是什么事、为什么找你、要你做什么（含要花多久）、不做会怎样。 四格填满，信自然短；四格空着，再客气也只是一段礼貌的空白。
AI 的用处不是替你写得漂亮，是把一团模糊的诉求逼成四格可以填的栏位。它也很擅长在你只说「客气一点」时，把信写得更长、更没重点——后面会讲。三段提示词照使用频率排：请求、婉拒、跟进。
| 你的状况 | 用哪个模板 | 模板要点 |
|---|---|---|
| 要数据、要报价、要引荐、要对方拨时间，寄出去常没下文 | 模板一：请求信 | 主旨写进期限；第一段给对方好处或风险；每项请求写成可答是或否；末尾给「不回的默认动作」 |
| 不想接这个活、不想给这个价、不想赴这个约，又不想伤关系 | 模板二：婉拒信 | 三段固定：收到了／明确拒绝／替代方案；只给一个真理由；不留「再谈」的钩子 |
| 信寄出几天没回，要催又不能催成催债 | 模板三：跟进信 | 一封比一封短；第一封补新信息，第二封降到「回一个字」，第三封给截止与默认 |
三段可以分开用。但有一个共同前提：先把你想要的结果写成一句话，再让它写信。 连「我要他做什么」都说不清，它只会把你的模糊写得更长、更有礼貌。节奏上，模板一寄出前跑，模板二在想说不的那天跑，模板三只在超过三个工作日没回时跑。
请求信的核心不是礼貌，是降低对方的决策成本。他不回，多半不是讨厌你，是算不出回这封信要付出多少。
第一，主旨行写成「事由＋要对方做的事＋期限」。 例如「[报价确认] 请于 10/22 前回覆 A 型号单价」。多数人只看主旨决定要不要点开；主旨有期限，等于帮他排了优先级。写「关于合作事宜」，就是把自己排到最后。
第二，第一段就给对方好处或风险，不要从自我介绍开始。 「我是某某公司的某某」对他没有决策价值。有价值的是「这批量比上次多六成」或「这个价格只保留到月底」。
第三，末尾给一个「不回的默认动作」。 例如「若本周五前未收到回覆，我先按去年价格向另一家下单」。这句话把沉默从免费变成有代价，也保护你——你不是在等，是在按计画走。
```
你是一位写了二十年商务信件的顾问。我要寄一封信给下面这个人，请帮我写，只写一版，不要给我三个选项。
【收件人】[职称、与我的关系、上次接触是何时、他可能在意什么]
【我要什么】[一句话，例如：请他在 10/22 前给 A 型号 500 件的单价，并同意 30 天帐期]
【他要付出什么】[例如：查一次价目表、跟财务确认帐期，估计 15 分钟]
【我方能给什么】[例如：长期采购、预付三成、帮他引荐一个客户]
【期限与不回的后果】[例如：10/22 前未回，我按去年价格向另一家下单]
【语气】[例如：平等、直接，不要客套]
写作规则：
1. 主旨 20 字内，格式为「[事由] 请于 X 月 X 日前回覆 Y」。禁止「关于…事宜」「合作洽谈」这类没有动作的主旨。
2. 全文 180 字内，四段：第一段一句话说清这是什么事，并给出对他的好处或风险；第二段列出我要的几件事，用编号，一件事一行；第三段写他需要花多少时间、我方能给什么配合；第四段写期限与不回的默认处理。
3. 第一段禁止用「我是…」「冒昧打扰」「久仰」开头。自我介绍最多一行，可以放在最后一段。
4. 每一项请求都要写成可以回答「是／否」或给出一个数字的形式。禁止「希望能够」「看能否」「如方便的话」。
5. 结尾只留一句话。不要写「期待您的回覆」「万分感谢」「顺颂商祺」。
6. 写完后，另外列出两项：这封信最可能让对方为难的地方是什么；如果我要换取快速回覆，可以先让掉哪一项。
```
主旨那一行，是整封信里唯一保证被读到的部分。 把期限写进去不是为了催，是让他知道有时效。主旨写「报价事宜」与写「请于 10/22 前回覆单价」，回覆率不是一个量级。
「不回的默认动作」是这段提示词里最有价值的一句。 它同时给对方一个现在回的理由、给你一个不必再等的台阶，也让下一次跟进有依据。但写了就要执行，否则期限从第二次起就没有重量。
第六项那两个反问，是给你自己看的。 多数请求卡住，不是对方没空，是里面藏了一个他不能答应的条件——帐期、独家、降价——而你以为那只是顺带一提。让模型指出「最可能让他为难的地方」，等于在寄出前先看见它。
最贵的婉拒，不是拒绝，是留下想像空间的拒绝。
「最近比较忙，可能不太方便，再看看。」这句话在你这边是拒绝，在对方那边是「还有机会」。两周后他再来一次，你要嘛重讲一遍更硬的版本，要嘛干脆接了——前者伤关系，后者伤成本，都比一句「这次我们不接」贵。
好的婉拒只有三句：收到了、我不做、你可以找谁或什么时候再找我。
第一句要具体，指出他提的内容，证明你读过而不是群发。第二句要完整，一句话讲完，不含「可能」「暂时」「最近」。第三句要给出口：一个名字、一个时间窗口，或一个缩小版（「整包我不接，但可以只找我做 A 部分」）。
理由可以给，但只给一个，而且必须是真的。编理由最危险——对方一旦知道真相，你损失的是以后每一句话的可信度。
```
我要婉拒下面这件事，请帮我写一封回信。只写一版。
【对方是谁】[职称、关系、这次是谁先开口的]
【他提出什么】[照抄他的原话或需求]
【我为什么不做】[真实原因，例如：人力不足、与现有客户利益冲突、价格做不到、方向不符]
【哪些原因不能写进信里】[例如：不能说「你们预算太低」]
【我愿意给的替代】[例如：可以推荐两位人选；三个月后可以谈；或只接其中一小部分]
【我希望维持的关系】[例如：以后还要合作，但这次真的不行]
写作规则：
1. 全文 150 字内，三段，顺序固定：确认收到并具体提到他提出的内容（一句）／明确拒绝（一句）／替代方案或下次时间窗口（一至两句）。
2. 拒绝的那一句必须是完整否定句，例如「这次我们不接」。禁止出现「可能」「暂时」「再看看」「有机会再联络」「最近比较忙」。
3. 只给一个理由，且要具体到可以被理解，例如「目前团队同时在做两个交付，接了会延误你」。不要写「资源有限」「战略调整」「内部评估」。
4. 道歉最多一次。禁止「万分抱歉」「真的很不好意思」「辜负您的期待」。
5. 不要留下「再讨论」的钩子。若要留，必须给明确日期，例如「明年一月可以再谈」。
6. 不要编造我没有提供的理由、数字或替代人选。信息不足就留空，标「待我补」。
7. 写完后，列出两项：这封信发出去后对方最可能回什么；哪一种回覆我不需要再回。
```
「明确否定句」是婉拒信的分水岭。 中文里的拒绝很容易写成语法拒绝、语气犹豫——「这次可能不太行」。对方读完不确定，就会再问一次；写成「这次我们不接」，是把话说完。
一个真理由胜过三个好听理由。 三个理由像藉口，一个具体理由像事实。「团队同时在做两个交付，接了会延误你」——这句话站在对方立场上，比任何道歉都好用。
第七项那个「哪一种回覆不需要再回」，很多人会忽略。 婉拒之后，对方若追问「为什么」「再考虑一下」，你只需回一句「这次真的不行，抱歉」，不必展开第二轮解释。多解释一轮等于重开一次谈判，而这次你手上已经没有新牌。
跟进信被读成催债，通常是同一个动作重复三次：原信贴回去，加一句「请问有进展吗」。这封信没有新信息、没有新理由，也没有降低对方任何成本。
跟进应该是一条阶梯，一封比一封短。
第一封，间隔三到四个工作日。不要重复原信，只补一条新信息——新数据、新期限、或别人的决定——并把问题缩小到一个。目标是让他重新看见这件事，不是催。
第二封，再隔三天。把回覆成本降到接近零：「只要回一个字，可以或不行」「如果这件事不是你负责，告诉我该找谁」。很多不回覆不是不同意，是「要回得写一段话」太麻烦。
第三封，再隔三天。写明截止与默认动作，同时给对方体面出口：「如果方向不对，直接说停也可以。」这句看似让步，实际是把「不回」变成一个需要选择的选项。
```
我要跟进一封已寄出但没有回覆的商务邮件。请帮我写，并严格控制长度。
【原信内容】[贴上原信全文]
【已寄出几天】[例如：四个工作日，10/15 寄出]
【中间有没有接触】[例如：10/17 在会议上见过，他说「我看看」]
【这次我要的结果】[例如：只要他确认单价，其他都可以后谈]
【我最多能等多久】[例如：10/25，之后我要向另一家下单]
【我还有什么新信息】[例如：数量从 500 提高到 800；或对手报价已到]
请完成：
1. 先判断现在该写第几次跟进（第一次／第二次／最后一次），并说明理由。
2. 按判断结果写这一封：
- 第一次：80 字内。不准重复原信内容，只准加一条新信息，结尾问一个一句话就能回答的问题。
- 第二次：60 字内。把回覆成本降到最低，提供「可以／不行」或「这件事该找谁」的选项。
- 最后一次：100 字内。写明截止日期与我将采取的默认动作，并给对方一个不必解释就能结束的出口。
3. 主旨沿用原信，前面加「Re:」，不要改标题，让它留在同一个对话串。
4. 禁止出现「请问有进展吗」「不知道您是否看到」「再提醒一次」「期待您的回覆」。
5. 不要指责对方，不要提「我已经寄了三次」，不要用「最后通知」这种字眼。
6. 写完后，列出：如果这封还是不回，我下一步该做什么（打电话、换联络人、或直接执行默认动作），并说明哪一个最不伤关系。
```
「不重复原信」是这一段最容易被违反的规则。 模型默认会把原文摘要一遍再问进展，读起来像公文。你要它只加一条新信息，信才会有第二封的价值。
「只要回一个字」看起来卑微，实际上是转化率最高的一句。 它把对方的决策从「要不要合作」缩小到「要不要回覆」，两件事的成本差十倍。
最后一封的默认动作，一定要真的执行。 写了不做，下次你给的期限就只是一句话；做了一次，以后你写「若未回覆我将按计画执行」，对方会当真。
| 变数 | 替换要领 |
|---|---|
| 收件人与关系 | 只见过一次面的与合作三年的，第一段给好处的方式完全不同；前者要先建立「为什么找你」，后者可以直接谈条件 |
| 我要什么 | 一句话，含数量、金额或日期。写不出来就先别寄——这栏空着，AI 只会替你写得更含糊 |
| 他要付出什么 | 诚实估算时间与层级。要对方总经理签字，跟要一个专员查表，信的写法不是同一封 |
| 期限与不回的后果 | 期限要有具体日期；后果必须是你真的做得到的事。写「否则我们将重新评估合作」而做不到，比不写更伤 |
| 不能写进信里的原因 | 婉拒专用。这一栏决定它会不会替你编一个好听但假的理由 |
| 可给的替代 | 人名、时间窗口、缩小版，三种给一种就够。什么都不给的拒绝，对方只会记住「这人不好说话」 |
坑一：一封信里塞三件事。 同时要报价、要帐期、要引荐，只要一项对方答不了，整封就卡住，而你不知道卡在哪。一封信一件事；真要三件，就编号分开、允许他部分回覆。
坑二：跟 AI 说「写得客气一点」。 它会加满「万分感谢」「敬请指教」「顺颂商祺」，信变长、重点变淡，还更像群发。你真正该说的是「短一点、具体一点」。
坑三：让它替你编理由。 婉拒信里编一个不存在的理由——「家里有事」「人在外地」——一旦被识破，损失的是以后所有的话。模板二把「真原因」与「不能写进信里的原因」分两栏，是让它绕开，不是让它发明。
还有一件要自己把关：AI 不知道你跟这个人的关系有多深，也不知道你们公司谁有权答应帐期。信写完，收件人、金额、期限、承诺四样一定要自己核对。
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