业州愚公在其文章《AI 工具实操与提示词》中提到，会议结束后，笔记上常常充满了「大家再想想」等模糊的内容，却没有明确指出谁负责什么任务和完成的标准及期限。为了避免这种情况，业州愚公提供了三段提示词，帮助会议主持人将讨论转化为具体的待办事项。这三段提示词分别是先区分已决定和未决定的事项，然后抽出负责人、完成标准和期限，最后产生会前催办和开场核对的脚本。这样可以确保会议结束后，每个人都清楚自己的任务和截止日期，提高会议的效率和成果。
菜鸟之友系列：《AI 工具实操与提示词》・模板篇作者：业州愚公
两小时的会开完，你电脑里有一份三千字的笔记，写得很勤：谁提了什么、谁反对了、连谁讲了笑话都在。散会前主管问「那接下来谁负责」，会议室里五个人同时看向你。你翻回笔记，上面写的是「A 说可以再看看」「B 觉得要先问法务」，就是没有那一行——谁、要做什么、什么时候交。
问题不在你记得不够多，在记的方向错了——逐字式的记录把会议「拍成照片」，而会议要交付的其实是一份「施工图」：照片里什么都有，却没有人能照着它动工。
更麻烦的是，行动项在会议里从来不是被大声宣布的，它们藏在「这个我们之后再看看」「那不然先请 X 去问一下」这种话里。听起来很自然，写进记录就等于没有。你要做的，是把它们从口语的沙子里筛出来，补上主词、动词跟日期。
这篇给三段提示词，对应一件事的三个阶段：先把一团笔记整理成有结构的会议记录、再把记录里的行动项挖出来变成一条条待办、最后让这些待办有人真的去追。 前提先讲明白：AI 不知道你公司里谁是谁、哪个决定是谁拍板的。 缺席的人是谁、那个「再看看」是谁的意思，只有你知道——所以三段提示词里会留很多空给你自己填，那些空不是麻烦，是这篇的重点。
| 你的处境 | 用哪个模板 | 模板要点 |
|---|---|---|
| 手上有一份逐字稿或散乱的手写笔记 | 模板一：整理成结构化会议记录 | 先分三堆（已决定／未决定／待补信息），决策写成能执行的句子，不确定的一律标「待确认」 |
| 记录有了，但看不出下一步谁做什么 | 模板二：抽出可追踪的行动项 | 每一条要有动词开头、单一负责人、完成标准、期限，并标出依赖与卡点 |
| 待办清单发出去了，没人回头看 | 模板三：做出会前催办与开场核对 | 产出下次开会前五分钟的催办清单，以及开场逐条核对上一轮行动项的脚本 |
三段是接力的，不是三选一。只跑第一段，会得到一份「看得很舒服但没人动」的漂亮记录；只跑第三段，会拿一份还没有负责人的清单去催人。
很多人整理会议记录的第一反应是「帮我把逐字稿分段、修掉语病」。那只是把照片洗得更清楚，照片还是照片。
真正有用的切法只有一种：这段话有没有变成一个结论。 有结论的进「已决定」，讨论过但没拍板的进「未决定」，缺数据还不能决的进「待补信息」。分完这三堆你会发现，原本三千字的笔记，能拿去执行的可能只有六行——这六行才是这份文件存在的理由。
```
下面是一场会议的逐字稿（或我凌乱的笔记）。请你整理成一份结构化的会议记录，不要只是分段或修语病。
【会议主题】：[例如：Q4 官网改版进度会]
【会议时间与与会者】：[例如：10/14 14:00，A（主持）、B、C、D]
【我特别在意的两三件事】：[例如：上线日期到底定了没；谁要对接设计公司]
整理规则：
1. 分成三个区块输出：【已决定】【未决定】【待补信息】。
2. 【已决定】里的每一条，都要写成一句能执行的句子：谁、做了什么决定、从什么时候生效。原文没写拍板人就标「拍板人待确认」，不要帮我猜。
3. 【未决定】里要照抄那句最关键的原话（放在引号里），并写出「卡住的原因是什么」。
4. 【待补信息】里写清楚缺什么、要问谁、没有它会影响哪个决定。
5. 严禁替任何与会者补充他没说过的立场。凡是你从字面上读不出来的，一律标「原文未提及」。
6. 语气词、重复的话、闲聊全部删掉，但关键发言要保留一句原话。
最后用三行说明：这场会最重要的那一个决定是什么、有没有被回避的话题、我漏问了什么。
```
三个关键设计：
第一，「分成三堆」比「摘要」有用得多。 只说「帮我摘要这场会」，模型会给你一段漂亮但没有分界的叙述，读完还是不知道哪件事定了。分成三堆之后，输出就变成一份可以对照的文件——决定了的往下走，没决定的还得再开一次会。
第二，「严禁替与会者补充立场」。 这句一定要写进去。模型被训练成「把话说完整」，你给它残缺的逐字稿，它会自动把「B 认为要延后」补成「B 认为要延后三周，因为设计还没定稿」。后半句是它编的，但看起来就像会议本来就这样。这种错误最危险，因为它写得比原文还顺。
第三，「卡住的原因」那一栏。 未决定的事只写「待讨论」，下次开会还是原地打转。写下卡点（缺预算、缺人、等法务回覆、两个部门立场不同），你才知道要去找谁。这一栏常常比「已决定」那几条更有价值。
记录整理完，接着把它压成清单。
一份不能用的待办长什么样？「持续优化官网体验」「跟设计公司保持沟通」「尽快确认预算」——三条都有动词、都很正面、都没有人能照着做。问题出在它们缺了四样：谁、做什么、做到什么程度算完成、哪一天之前。
其中最容易漏掉的是「完成标准」。只写「整理一份竞品分析」，执行人不知道要三页还是三十页，交出来你退回去，一来一往又是一个星期。要求它把完成标准写出来，等于逼你在发出去之前就想清楚。
```
下面是我们已经整理好的会议记录。请你把它变成一份可以直接发给与会者、并且能追踪的行动项清单。
【记录内容】：[贴上模板一的输出]
【期限写法】：[例如：一律用「10/20（一）前」这种格式，不要写「下周」]
【需要标记的敏感项】：[例如：涉及对外承诺的一律标红，我要自己再确认]
抽取规则：
1. 每一条行动项用动词开头，写成一件事，不要把两件事写在一条里。
2. 每一条必须包含五个栏位：负责人｜要做什么｜完成标准（做到什么程度算完成）｜期限｜依赖谁。
3. 负责人只能写一个人，不能写「某某部门」。如果记录里没指定，负责人栏写「未指派」，并单独把这几条列成一个区块——这是我最需要看到的。
4. 标出依赖关系：哪一条必须等哪一条先完成。用编号互相引用。
5. 标出卡点：这一条目前被什么挡住（等回覆、缺数据、缺预算），没有卡点的就写「无」。
6. 「持续」「尽快」「加强」「关注」这类没有完成标准的词，一律不许出现在清单里；原文若是这样写的，改写成可以验收的说法，并在后面用括号注明「原文为：…」。
最后列出三件事：(a) 没有负责人的行动项共几条；(b) 有两条以上行动项的人分别是谁（我要看谁被塞爆了）；(c) 哪一条其实是一个还没做决定的问题，应该退回上一份记录的【未决定】区。
```
三个关键设计：
第一，「负责人只能一个人」。 写「某某部门负责」等于没有人负责——这是职场里最古老的推责任方式。强制写成一个人之后，清单会突然变得诚实：有些人名下三条，有些人零条。不是为了公平，是因为只有一个人名，事情才会动。
第二，「未指派要单独列一个区块」。 开会时大家心里都觉得「应该有人会处理」，散会后就没有人处理。把这些挑出来放最上面，你隔天早上第一件事就是把它们分掉。
第三，「禁用没有完成标准的词」。 这一条要白纸黑字写进提示词。「持续优化」听起来很努力，实际上永远不会被验收，也就永远不会结束。要求它改写成可以验收的说法（例如「提出三个具体可改的页面并排优先顺序，10/25 前」），清单才会变成工作，而不是愿望。
前两段做完，你手上有一份干净的记录、一份分工明确的待办。然后呢？大部分待办清单的下场是：寄出的那封邮件，是它最后一次被人打开。
第三段处理的是「追」，有两个定时动作：下次开会前五分钟的催办清单，以及开场逐条核对上一轮行动项的脚本。前者让你在进会议室之前就知道谁可能交不出来，后者让每次开会先结清旧帐，再谈新事。
```
这是一份上一轮会议产出的行动项清单。下一次同样的会议在 [10/21（二）14:00] 召开，请帮我准备两样东西。
【上一轮行动项清单】：[贴上模板二的输出]
【目前进度】：[逐条写「已完成／进行中／没动」；不知道的就写不知道]
第一，会前催办清单。针对每一条还没完成的项目，写一句可以直接复制进讯息的催办话，要求：
(a) 用「这件事＋我需要什么＋我需要什么时候拿到」的结构；
(b) 不要有责备的语气，也不要写「请尽快」这种空话；
(c) 如果这条已经逾期，话里要提出一个新的、具体的日期。
第二，开场核对脚本。写一段三到五分钟、可以直接照着念的开场：
(a) 先讲上一轮总共几条行动项、完成几条，只讲数字不评价；
(b) 逐条念出没完成的项目与负责人，每条后面留一句「有没有需要我帮忙的」；
(c) 对连续两轮没动的项目，给出一个处理建议（拆小、换人、或直接取消），并说明我该怎么问才不会让人下不来台。
最后告诉我：这份清单里哪一条最可能永远不会被完成，以及原因是什么。
```
三个关键设计：
第一，「只讲数字不评价」。 开场核对最容易变成检讨大会：一旦你说出「这条怎么又没做」，整场会的气氛就定调了，后面讨论新事时大家都在防守。要 AI 只报数字，会议才能维持在推进事情、而不是找谁的错。
第二，「催办话不要写『请尽快』」。 「请尽快」传达的是催促的姿态，不是可以执行的请求。有效的催办短、具体、带着日期：「官网文案我需要你确认第二段，10/18 下班前给我，可以吗？」这句话可以直接复制进讯息，对方也知道要回什么。
第三，「连续两轮没动的，要给处理建议」。 一条行动项连续两次开会都没动，通常不是执行的人懒，是这件事本身有问题：范围太大、权责不对、或者根本没人真的想要它。要 AI 帮你想「拆小、换人、取消」三条出路，你在会上就有提案，而不是第三次把同一句话再念一遍。
| 变数 | 替换要领 |
|---|---|
| 会议主题与与会者 | 先给名单，模型才知道该用哪些名字；不给，它只会写「与会者 A」这种没法用的代号 |
| 期限写法 | 指定格式（如「10/20（一）前」），不要写「下周」——三个月后没人看得懂 |
| 完成标准的颗粒度 | 依你的验收习惯定；要它写到「可以拿出来给人看的成品」，不要停在动作 |
| 敏感项标记 | 对外承诺、金额、法务相关的项目先标出来让你复核，不要直接发出去 |
坑一：把 AI 当录音笔。 最常见的用法是「帮我把这两小时的逐字稿整理一下」，拿到一份八千字的漂亮摘要——读完更累，里面没有一行能执行。会议记录的价值不在完整，在取舍。
坑二：让它替缺席的人编立场。 会上有人请假时大家只能说「等他回来再确认」，模型不知道，它会把「要等 B 确认」写成「B 同意这个方向，细节后补」。这种错没有任何语病、看起来完全合理，但它是假的——所以「原文未提及一律照标」这句话，三段提示词里都要留位置。
坑三：行动项没有期限，或期限是「月底」。 「月底前完成」在十号听起来宽松，二十八号就变成灾难。把期限压到具体的一天，你才会在清单上看到「有三条都压在同一天」这种真实的风险。
最后说一句：这三段提示词不会帮你开会，它只把「开完会之后那一个小时」从翻笔记、抓重点、写邮件，压缩成贴上、校对、寄出。会议真正难的部分——两个部门立场不同、决定该谁拍板——还是得你坐在那张桌子前面解决。
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编辑评论 / Editor's Note
这种情况在许多企业中经常发生，会议结束后却没有人知道具体要做什么，导致工作效率低下。使用三段提示词可以有效地将会议讨论转化为明确的任务和责任分配，提高工作效率和团队合作。透过这种方法，可以避免会议后的混乱，让每个人都清楚自己的任务和截止日期。