周报写成流水帐或满纸「持续推进」，老板扫一眼就关？三段提示词：把乱记录分四堆成周报初稿、四份周报按主题拼月报并点名「整月未解」、送出前让 AI 扮不熟业务的主管预审堵漏。
菜鸟之友系列：《AI 工具实操与提示词》・模板篇作者：业州愚公
先问一个诚实的问题：你上一次把别人的周报从头读完，是什么时候？
多数人的答案是「想不起来」。但我们每个星期五还是会花半小时到一小时，憋一份自己的——写的时候痛苦，发出去石沉大海。为什么？因为周报通常只有两种写法：一种是流水帐，「周一开会、周二改方案、周三继续改方案」；另一种是修辞练习，「持续推进」「加强协同」「稳步优化」。老板两种都扫一眼就关掉，因为两种都读不到信息。
问题不在文笔，在结构。一周的事是散的，而报告需要的是分堆——做完了什么、正在做什么、什么卡住了、下周做什么——多数人没有在动笔前先分堆，而是边写边想，写到哪算哪。而「分堆」这种又粗又累的活，恰恰是 AI 最擅长的。这一篇给你三段提示词：第一段把散记录变成周报初稿，第二段把四份周报拼成月报，第三段在送出前替你挡掉最容易被追问的坑。
适用场景：周五下午，你只记得「这周忙了些什么」，行事历、聊天记录、备忘录里的原始条目又乱又碎。把这堆材料整段贴给 AI，让它先分堆，你在分好的骨架上改。
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你是我本人的汇报助理。下面是我这一周做过的事情的原始记录，顺序很乱、详略不一，可能有的事只写了半句。请把它整理成一份周报初稿，严格按以下规则：
1. 分成四堆：本周完成／进行中（附目前进度与下一步）／卡住（写清卡在哪一步、需要谁配合或拍板）／计画下周做。
2. 每一条格式固定为：动作＋对象或标的＋结果或目前状态。例：「完成 Q3 销售数据清洗，交付给营运部」，而不是「处理了数据的事」。
3. 原始记录里没有的信息一律不要脑补；不知道结果的写【待补：结果】，不确定该归「完成」还是「进行中」的，单独列出来问我。
4. 「持续跟进」「保持沟通」「正常推进」这类词禁止出现——每一条都必须让没参与的人看出做了什么、到了哪一步。
5. 全部整理完后，列出最多三个问题问我，只问那些你判断不了、又最影响报告准确性的缺口。
我的原始记录如下：
（贴上你的流水帐：行事历、聊天记录、备忘录，乱的照贴）
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为什么这样写。四个设计各有用意。第一，「分四堆」给了 AI 明确的容器，散记录一旦有容器，整理品质立刻上一个台阶；第二，「动作＋对象＋结果」的句型锁死，是为了逼出信息量——「处理了数据的事」和「完成 Q3 销售数据清洗，交付营运部」的差别，就是老板回「嗯」和回「好」的差别；第三，也是最要紧的一条：禁止脑补。AI 在汇报场景最危险的不是写不好，而是替你把没做的事写成做了——「【待补：结果】」和「列出来问我」就是这段模板的安全阀，宁可留白，不可编造；第四，把「持续跟进」「保持沟通」这类空话直接写进禁用清单，AI 才不会把一份流水帐整理成另一种空话。
要替换的变数：①「四堆」按你公司周报的固定栏位改——有的团队要求单列「风险」，就多加一堆；②末尾「最多三个问题」的数量可调，问题太多你答不过来，太少又补不全关键缺口。
适用场景：月底，主管要月报。你手上有一整个月的四份周报，最偷懒的办法是把它们按时间接起来——那正是月报最忌讳的写法：同一件事被拆在四段里，读的人得自己拼图。
```
下面是同一个月四份周报的全文。请把它们汇总成一份月报，规则如下：
1. 不按周排列，按主题归并：同一件事分散在多周的，合并成一条，写出完整弧线——月初什么状态、中间发生了什么、月底到哪一步。
2. 开头一段「本月总览」，只用事实：完成了几件、仍在进行几件、卡住几件；数字从四份周报里数出来，不要估算。
3. 单独列一节「整月未解」：凡是四周都出现、却始终没有结果的事，逐条点名，并注明每周分别卡在哪里。
4. 不准照抄周报原句；月报只写结果与变化，过程细节压缩到一句以内。
5. 最后告诉我：如果只能对上级讲一句话概括这个月，你会讲哪一句，为什么。
四份周报如下：
（按时间顺序贴上四周的周报全文）
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为什么这样写。月报的价值在「变化」：这件事月初卡着、月底通了，或者反过来越拖越深。按时间排列看不出变化，按主题归并才看得出——所以第 1 条明确规定「不按周排列」。第 3 条「整月未解」是整份月报最值钱的部分：一件事四周都出现却始终没结果，在每份周报里都只有一行，单独看毫不起眼；只有汇总时点名，它才会被看见——你要资源、要上级拍板，靠的就是这一节。第 5 条让 AI 先替你压缩成一句话，是因为月报的第一位读者往往只读第一段，这一句就是你月报的标题，值得花力气磨。
要替换的变数：①周报份数按实际情况改，三周、五周都可以，规则里的「四份」跟着换；②归并维度可从「按主题」换成「按客户」「按专案」，取决于你主管关心什么维度；③如果你的月报有固定表格格式，把表头贴进规则里，让它照着填。
适用场景：周报整理好了，你拿不准会不会被打回来重写。这段模板让 AI 扮演一个特定角色——不熟悉你具体业务、每天只花三分钟看汇报的直属主管——在送出前替你把关。
```
你现在扮演我的直属主管，但你不熟悉我手上的具体业务，每天只有三分钟看汇报。我刚写好这份周报（附在最后），请在交出去之前帮我做一次严格的预审：
1. 先假装你只有 60 秒：指出哪三句读完得不到任何信息（像「持续推进」「协同各方」这种），并逐句说明为什么算空话。
2. 然后逐条挑毛病：对每一条问一次「所以呢？」——这件事对团队目标意味着什么，我的报告里写清楚了吗。
3. 列出你读完之后最可能追问的三个问题，并判断我的报告里是否已有答案；没有答案的，告诉我需要补一句什么。
4. 结论只给一档：可以直接发／先补三处再发。不要客套，不要夸。
周报全文如下：
（贴上你整理好的周报）
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为什么这样写。角色设计是这段模板的核心，不能只写「扮演主管」，要加上「不熟悉具体业务」和「每天只有三分钟」两个限定——前者逼它像真读者一样遇到含糊表述就卡住，后者逼它从「扫一眼能不能 get 到重点」的角度挑毛病，而不是逐字欣赏你的文笔。三个动作各有分工：抓空话句是除锈，「所以呢」是补上因果链，预测追问是提前堵漏——主管真正要问的三个问题，你在送出前就该有答案。结论强制「只给一档、不要夸」，因为以「写得不错」开场的评审，后面全是客气话。
要替换的变数：①扮演对象换成你真正要交的那个人——跨部门老板、客户、甚至假想的「审计」；②「60 秒」可改成「只扫每条开头」；③追问数量「三个」可按汇报场合调整。
| 场景 | 用哪段 | 关键动作 |
|---|---|---|
| 周五只有一堆乱记录，一小时内要交周报 | 第一段 | 贴原始记录 → 回覆 AI 的三个问题 → 补上【待补】再送出 |
| 月底主管要月报，手上有一个月的周报 | 第二段 | 四份贴齐 → 检查主题归并是否合理 → 重点打磨「整月未解」一节 |
| 周报写完，不确定会不会被打回 | 第三段 | 先让 AI 扮主管预审 → 补齐它点名的三处 → 再送出 |
| 每周都想快一点 | 一＋三连用 | 第一段出初稿，跳过精修直接预审，补完就发 |
顺序上只有一条铁律：预审放在最后。先让第一段把结构立起来，再预审；直接拿流水帐去预审，AI 只会叫你重写，白白多跑一轮。
最后提醒一件比提示词更重要的事：周报里最该出现、而多数人不敢写的，是「卡住了，需要谁拍板」。这句看起来像认怂，其实是整份报告里唯一在替你要资源的一句。第二段模板里那节「整月未解」，写的就是它——不敢写卡住的人，一整个月的周报加起来，就真的只剩「持续推进」四个字了。
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下一篇预告： 有些话当面说不出口——谈绩效、谈加薪、谈拆伙，怎么用 AI 先把最难开口的那场对话演练一遍，把对方可能的反应提前走完。下一篇《艰难对话演练》见。
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