業州愚公撰寫的文章《AI 工具實操與提示詞》分享了一個關於使用 WPS AI 處理工作文檔的故事，講述了在編寫月報時遇到的困難。業州愚公在編寫月報的過程中，面臨著如何修改文檔使其更具實質性和處理表格公式的問題。文章中提到，業州愚公嘗試使用 WPS AI 來潤色文檔和處理表格公式，從而解決了工作中的困擾。這個故事反映了現代工作中，人們越來越依賴 AI 工具來提高工作效率和解決複雜問題。文章的背景是現代工作中對 AI 工具的需求和應用，涉及到的核心事件是業州愚公使用 WPS AI 處理工作文檔，涉及到的重要人物是業州愚公。
菜鳥之友系列：《AI 工具實操與提示詞》・工具篇作者：業州愚公
下午四點，月報第五稿。你把「本月取得進一步成效」讀了三遍，還是不知道該改成什麼；往下一拉，表格裡那排「達成率」還掛著 #DIV/0!。隔壁同事探頭問：「這個用 SUMIFS 還是 COUNTIFS？」你嘴上說「我想想」，手已經在搜「多條件求和怎麼寫」。
兩件事，一件是文字不夠實，一件是公式記不住。今天講的 WPS AI，剛好一手管一件。
WPS AI 是金山辦公做在 WPS Office 裡的一套 AI 功能，不是獨立網站，也不是又一個要你切視窗的聊天機器人。文件本來就在 WPS 裡開著，AI 就在旁邊的面板上。
「不用搬運」這件事比想像中重要：在聊天機器人裡改稿是複製、貼上、貼回來、格式全掉、重新排；在這裡，標題層級、表格、頁眉頁腳都留在原地。
它主要管三塊：文檔（生成、續寫、擴寫、縮寫、潤色、改寫、總結、翻譯、查錯）、表格（描述需求即生成並解釋公式，也能對選中資料做分析與圖表建議）、演示（從大綱生成 PPT 初稿）。
反過來說清楚：它不決定這份月報該報什麼。 哪些事蹟值得寫、數字下滑怎麼解釋，只能由你判斷。
入口方面，桌面版通常在右側 AI 面板，選中文字後也會浮出快捷操作；線上版位置不同，按鈕位置與名稱以官方最新版本為準。使用前要登入帳號，部分功能屬會員權益。
很多人打開面板就點「潤色」、全文選中一鍵下去——這是最常見的浪費。文檔側其實是四種不同的動作，各有邊界。
| 操作 | 它做什麼 | 什麼時候用 | 不要用在哪 |
|---|---|---|---|
| 潤色 | 不改結構、不改意思，只修措辭、語病、重複與口語化表達 | 定稿前最後一遍 | 內容本身還空的時候 |
| 改寫 | 換說法、換語氣（正式／口語／精簡） | 同一段要給兩個對象看 | 已定調的對外聲明 |
| 擴寫／縮寫 | 調字數 | 摘要頁、提案摘要 | 有精確數字的段落 |
| 續寫 | 順著你的句子往下寫 | 卡在開頭、需要起個頭 | 財報、法務、任何要對得起數字的段落 |
續寫最容易出事。 它會很自然地替你補上「提升了 30%」「獲得多家客戶認可」這種聽起來很像真的句子。段落裡有數字、承諾、時間點，就別用續寫，用潤色。
還有一個更隱蔽的問題：潤色只能把話說順，不能把話說實。 「進一步提升客戶滿意度」，AI 最好的結果也只是改成「提升客戶滿意度」——去掉一個空詞，本質還是空。真要寫出「投訴響應從 48 小時縮到 12 小時」，那 48 和 12 得你自己填。
所以順序是：先補事實，再潤色。 顛倒過來，你會得到一份語句通順、看完等於沒看的月報。
三個動作，能讓同一段文字的改稿品質差一個檔次。
第一，一次只選一段。 全選之後，AI 只能猜你哪裡不滿意，結果是平均用力：本來寫得好的句子也被翻一遍，改完你反而要花更多時間挑回來。
第二，把「給誰看、什麼口吻、哪些詞不許動」一次講完。 例如：
這段是給客戶看的季度說明，語氣克制、不吹；「顛覆」「賦能」「打通」不要出現；「毛利率」「回款週期」是行業術語，保持原樣；所有數字、日期、公司名不得改動。
這幾句是護欄。少了最後一句，它可能把「1,240 萬」寫成「超過一千二百萬」，把「10 月 15 日」寫成「十月中旬」——意思沒變，但在正式文件裡就是事故。
第三，改完讓它交一份改動清單。 要求「把每一處改動列出來，標明原句與改後句」。你能三十秒掃完所有變動，也能立刻看出它有沒有動了不該動的地方。
另一個實測心得：讓它「只標問題、不要直接改」，審稿往往更快。拿到「第 2 段主語缺失、第 5 段兩個『推進』重複」的清單，自己改三處，比重寫再逐句比對快得多。
表格 AI 的用法跟文檔側完全不同：它不幫你「寫得更好」，而是把一句中文翻譯成能跑的公式，順便解釋給你看。
要它一次給對，描述裡要有四件事：
$ 鎖欄還是鎖列。| 你的需求 | 描述裡必須有的 | 通常會用到的函數方向 |
|---|---|---|
| 按部門＋月份匯總金額 | 金額欄、部門欄、日期欄、條件儲存格位置 | SUMIFS（多條件求和） |
| 找出某客戶最近一次下單 | 客戶欄、日期欄、要回傳的欄 | XLOOKUP，或 INDEX＋MATCH |
| 達成率低於 80% 標紅 | 實際欄、目標欄、分級門檻 | IF／IFS，配合條件格式 |
| 兩個日期差幾個工作日 | 起始日、結束日、假日範圍 | NETWORKDAYS |
| 把「張三-業務部」拆成兩欄 | 來源欄、分隔符 | TEXTBEFORE／TEXTAFTER，舊版用分列 |
幾個實操細節：
讓它解釋，比讓它重寫有用。 拿到公式後貼回去問「逐段解釋這個公式在做什麼，並指出最容易出錯的地方」。十分鐘你就記住了 SUMIFS 的參數順序：求和區域在最前，條件區域與條件成對往後排。
新函數先問相容性。 XLOOKUP 這類較新的函數未必支援，可要它改給 INDEX＋MATCH 的寫法。
公式生成後，必須自己驗算。 AI 給的公式語法通常是對的，錯都錯在三個地方：區域偏移一格、$ 沒鎖、條件寫成了文字。這三種錯都不會報錯，只會安靜地給你一個看起來很合理的數字。月報裡最可怕的，就是一個看起來很合理的錯數字。
驗算三個動作就夠：小樣本（先框五到十行，造一組你能心算的資料）、極端值（塞空值、0、負數、重複項進去）、對照法（篩選後看狀態列求和，或用 SUMPRODUCT 另寫一遍，兩邊一致才算過）。
合併單元格。 只要有一列合併過，AI 給的區域就會對不上格數，SUMIFS 少算且不報錯。先取消合併，或用輔助欄把值補齊。
數字存成了文字。 左上角有小綠三角的那種。求和結果是 0，或 COUNT 的筆數不對。先用「選擇性貼上＋乘 1」或分列轉成數值，再生成公式。
全角標點混進公式。 偶爾會給出中文逗號、中文引號，貼進去直接報錯。看到「，」就先換半角。
工作表名帶空格或數字開頭。 跨表引用要包單引號，例如 ='2026 明細'!F2。少一對引號，公式就變成看不懂的錯誤。
篩選或隱藏行。 SUM 不會跳過隱藏行。要跟著篩選變動得用 SUBTOTAL 或 AGGREGATE，這句要在描述裡明講。
比較順的排法是：上午先讀再寫，把上期月報與這期週報丟進去，讓它做總結與要點提取，你據此決定寫哪三件事；中午分段潤色，一次一段，帶上三句護欄，改完要清單；下午做表格，先整資料再生成公式，公式到手先驗算再往下拉；收尾做一次一致性檢查，術語有沒有前後不一（「客戶」和「用戶」混用）、日期格式有沒有三種寫法——這種活人眼最累、AI 最擅長。
一條原則貫穿全程：AI 碰文字，人碰事實與數字。
今天就能做的三件事
一、挑一段你自己都覺得空的話，用「給誰看＋什麼口吻＋哪些詞不動」三句去潤色，看看差別。
二、把一個常用公式貼進面板，問它「逐段解釋在做什麼」——十分鐘補回一個知識點。
三、把「公式生成後必須驗算」寫在便條上，貼螢幕邊。這條比學會十個函數值錢。
機密資料別上雲。 客戶名單、未公開財報、薪資表，不要丟進任何雲端 AI，包括這一套。企業版另有部署方案，條款以官方說明為準；最穩的做法是先脫敏，或乾脆不進 AI。
法務與財務段落，潤色後必須回原文核對。 AI 會把「甲方應於 30 日內付款」改成「甲方須於一個月內付款」——讀起來更順，法律含義上的差別卻可能要打官司。這種文字只適合查錯別字。
說到底，WPS AI 解決的不是「我不會寫」，而是「我會寫，但沒時間寫第五遍」。它接走重複的、機械的、需要耐心的部分，留下判斷、取捨、擔責任的部分給你——這個分工，才是它值錢的地方。
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文檔改順了、公式補對了，接下來往往還有一堆零碎事：把會議紀要拆成待辦、把客戶問題歸檔、把每週要交的東西按時提醒自己。如果你希望有個隨手可用的助手接住這些，可以試試隨身機器人，新用戶免費試用 7 天。
下一篇預告：文件和表格都收工了，還剩一支要交的短片——錄了三遍的講解、滿屏的「嗯」「那個」、字幕一句一句手打。下一篇實測剪映 AI：字幕、文稿與剪輯輔助，看看它能替我省下多少重複勞動。
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編輯評論 / Editor's Note
許多人在撰寫報告時常常會遇到文檔潤色和表格公式的問題，尤其是在時間緊迫的情況下。利用AI工具如WPS AI可以有效地解決這些問題，節省時間和提高工作效率。通過讓AI接手文檔潤色和表格公式的工作，可以讓人們更加專注於報告的內容和邏輯。