業州愚公在其文章《AI 工具實操與提示詞》中提到，會議結束後，筆記上常常充滿了「大家再想想」等模糊的內容，卻沒有明確指出誰負責什麼任務和完成的標準及期限。為了避免這種情況，業州愚公提供了三段提示詞，幫助會議主持人將討論轉化為具體的待辦事項。這三段提示詞分別是先區分已決定和未決定的事項，然後抽出負責人、完成標準和期限，最後產生會前催辦和開場核對的腳本。這樣可以確保會議結束後，每個人都清楚自己的任務和截止日期，提高會議的效率和成果。
菜鳥之友系列：《AI 工具實操與提示詞》・模板篇作者：業州愚公
兩小時的會開完，你電腦裡有一份三千字的筆記，寫得很勤：誰提了什麼、誰反對了、連誰講了笑話都在。散會前主管問「那接下來誰負責」，會議室裡五個人同時看向你。你翻回筆記，上面寫的是「A 說可以再看看」「B 覺得要先問法務」，就是沒有那一行——誰、要做什麼、什麼時候交。
問題不在你記得不夠多，在記的方向錯了——逐字式的記錄把會議「拍成照片」，而會議要交付的其實是一份「施工圖」：照片裡什麼都有，卻沒有人能照著它動工。
更麻煩的是，行動項在會議裡從來不是被大聲宣布的，它們藏在「這個我們之後再看看」「那不然先請 X 去問一下」這種話裡。聽起來很自然，寫進記錄就等於沒有。你要做的，是把它們從口語的沙子裡篩出來，補上主詞、動詞跟日期。
這篇給三段提示詞，對應一件事的三個階段：先把一團筆記整理成有結構的會議記錄、再把記錄裡的行動項挖出來變成一條條待辦、最後讓這些待辦有人真的去追。 前提先講明白：AI 不知道你公司裡誰是誰、哪個決定是誰拍板的。 缺席的人是誰、那個「再看看」是誰的意思，只有你知道——所以三段提示詞裡會留很多空給你自己填，那些空不是麻煩，是這篇的重點。
| 你的處境 | 用哪個模板 | 模板要點 |
|---|---|---|
| 手上有一份逐字稿或散亂的手寫筆記 | 模板一：整理成結構化會議記錄 | 先分三堆（已決定／未決定／待補資訊），決策寫成能執行的句子，不確定的一律標「待確認」 |
| 記錄有了，但看不出下一步誰做什麼 | 模板二：抽出可追蹤的行動項 | 每一條要有動詞開頭、單一負責人、完成標準、期限，並標出依賴與卡點 |
| 待辦清單發出去了，沒人回頭看 | 模板三：做出會前催辦與開場核對 | 產出下次開會前五分鐘的催辦清單，以及開場逐條核對上一輪行動項的腳本 |
三段是接力的，不是三選一。只跑第一段，會得到一份「看得很舒服但沒人動」的漂亮記錄；只跑第三段，會拿一份還沒有負責人的清單去催人。
很多人整理會議記錄的第一反應是「幫我把逐字稿分段、修掉語病」。那只是把照片洗得更清楚，照片還是照片。
真正有用的切法只有一種：這段話有沒有變成一個結論。 有結論的進「已決定」，討論過但沒拍板的進「未決定」，缺資料還不能決的進「待補資訊」。分完這三堆你會發現，原本三千字的筆記，能拿去執行的可能只有六行——這六行才是這份文件存在的理由。
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下面是一場會議的逐字稿（或我凌亂的筆記）。請你整理成一份結構化的會議記錄，不要只是分段或修語病。
【會議主題】：[例如：Q4 官網改版進度會]
【會議時間與與會者】：[例如：10/14 14:00，A（主持）、B、C、D]
【我特別在意的兩三件事】：[例如：上線日期到底定了沒；誰要對接設計公司]
整理規則：
1. 分成三個區塊輸出：【已決定】【未決定】【待補資訊】。
2. 【已決定】裡的每一條，都要寫成一句能執行的句子：誰、做了什麼決定、從什麼時候生效。原文沒寫拍板人就標「拍板人待確認」，不要幫我猜。
3. 【未決定】裡要照抄那句最關鍵的原話（放在引號裡），並寫出「卡住的原因是什麼」。
4. 【待補資訊】裡寫清楚缺什麼、要問誰、沒有它會影響哪個決定。
5. 嚴禁替任何與會者補充他沒說過的立場。凡是你從字面上讀不出來的，一律標「原文未提及」。
6. 語氣詞、重複的話、閒聊全部刪掉，但關鍵發言要保留一句原話。
最後用三行說明：這場會最重要的那一個決定是什麼、有沒有被迴避的話題、我漏問了什麼。
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三個關鍵設計：
第一，「分成三堆」比「摘要」有用得多。 只說「幫我摘要這場會」，模型會給你一段漂亮但沒有分界的敘述，讀完還是不知道哪件事定了。分成三堆之後，輸出就變成一份可以對照的文件——決定了的往下走，沒決定的還得再開一次會。
第二，「嚴禁替與會者補充立場」。 這句一定要寫進去。模型被訓練成「把話說完整」，你給它殘缺的逐字稿，它會自動把「B 認為要延後」補成「B 認為要延後三週，因為設計還沒定稿」。後半句是它編的，但看起來就像會議本來就這樣。這種錯誤最危險，因為它寫得比原文還順。
第三，「卡住的原因」那一欄。 未決定的事只寫「待討論」，下次開會還是原地打轉。寫下卡點（缺預算、缺人、等法務回覆、兩個部門立場不同），你才知道要去找誰。這一欄常常比「已決定」那幾條更有價值。
記錄整理完，接著把它壓成清單。
一份不能用的待辦長什麼樣？「持續優化官網體驗」「跟設計公司保持溝通」「儘快確認預算」——三條都有動詞、都很正面、都沒有人能照著做。問題出在它們缺了四樣：誰、做什麼、做到什麼程度算完成、哪一天之前。
其中最容易漏掉的是「完成標準」。只寫「整理一份競品分析」，執行人不知道要三頁還是三十頁，交出來你退回去，一來一往又是一個星期。要求它把完成標準寫出來，等於逼你在發出去之前就想清楚。
```
下面是我們已經整理好的會議記錄。請你把它變成一份可以直接發給與會者、並且能追蹤的行動項清單。
【記錄內容】：[貼上模板一的輸出]
【期限寫法】：[例如：一律用「10/20（一）前」這種格式，不要寫「下週」]
【需要標記的敏感項】：[例如：涉及對外承諾的一律標紅，我要自己再確認]
抽取規則：
1. 每一條行動項用動詞開頭，寫成一件事，不要把兩件事寫在一條裡。
2. 每一條必須包含五個欄位：負責人｜要做什麼｜完成標準（做到什麼程度算完成）｜期限｜依賴誰。
3. 負責人只能寫一個人，不能寫「某某部門」。如果記錄裡沒指定，負責人欄寫「未指派」，並單獨把這幾條列成一個區塊——這是我最需要看到的。
4. 標出依賴關係：哪一條必須等哪一條先完成。用編號互相引用。
5. 標出卡點：這一條目前被什麼擋住（等回覆、缺資料、缺預算），沒有卡點的就寫「無」。
6. 「持續」「儘快」「加強」「關注」這類沒有完成標準的詞，一律不許出現在清單裡；原文若是這樣寫的，改寫成可以驗收的說法，並在後面用括號註明「原文為：…」。
最後列出三件事：(a) 沒有負責人的行動項共幾條；(b) 有兩條以上行動項的人分別是誰（我要看誰被塞爆了）；(c) 哪一條其實是一個還沒做決定的問題，應該退回上一份記錄的【未決定】區。
```
三個關鍵設計：
第一，「負責人只能一個人」。 寫「某某部門負責」等於沒有人負責——這是職場裡最古老的推責任方式。強制寫成一個人之後，清單會突然變得誠實：有些人名下三條，有些人零條。不是為了公平，是因為只有一個人名，事情才會動。
第二，「未指派要單獨列一個區塊」。 開會時大家心裡都覺得「應該有人會處理」，散會後就沒有人處理。把這些挑出來放最上面，你隔天早上第一件事就是把它們分掉。
第三，「禁用沒有完成標準的詞」。 這一條要白紙黑字寫進提示詞。「持續優化」聽起來很努力，實際上永遠不會被驗收，也就永遠不會結束。要求它改寫成可以驗收的說法（例如「提出三個具體可改的頁面並排優先順序，10/25 前」），清單才會變成工作，而不是願望。
前兩段做完，你手上有一份乾淨的記錄、一份分工明確的待辦。然後呢？大部分待辦清單的下場是：寄出的那封郵件，是它最後一次被人打開。
第三段處理的是「追」，有兩個定時動作：下次開會前五分鐘的催辦清單，以及開場逐條核對上一輪行動項的腳本。前者讓你在進會議室之前就知道誰可能交不出來，後者讓每次開會先結清舊帳，再談新事。
```
這是一份上一輪會議產出的行動項清單。下一次同樣的會議在 [10/21（二）14:00] 召開，請幫我準備兩樣東西。
【上一輪行動項清單】：[貼上模板二的輸出]
【目前進度】：[逐條寫「已完成／進行中／沒動」；不知道的就寫不知道]
第一，會前催辦清單。針對每一條還沒完成的項目，寫一句可以直接複製進訊息的催辦話，要求：
(a) 用「這件事＋我需要什麼＋我需要什麼時候拿到」的結構；
(b) 不要有責備的語氣，也不要寫「請儘快」這種空話；
(c) 如果這條已經逾期，話裡要提出一個新的、具體的日期。
第二，開場核對腳本。寫一段三到五分鐘、可以直接照著唸的開場：
(a) 先講上一輪總共幾條行動項、完成幾條，只講數字不評價；
(b) 逐條念出沒完成的項目與負責人，每條後面留一句「有沒有需要我幫忙的」；
(c) 對連續兩輪沒動的項目，給出一個處理建議（拆小、換人、或直接取消），並說明我該怎麼問才不會讓人下不來台。
最後告訴我：這份清單裡哪一條最可能永遠不會被完成，以及原因是什麼。
```
三個關鍵設計：
第一，「只講數字不評價」。 開場核對最容易變成檢討大會：一旦你說出「這條怎麼又沒做」，整場會的氣氛就定調了，後面討論新事時大家都在防守。要 AI 只報數字，會議才能維持在推進事情、而不是找誰的錯。
第二，「催辦話不要寫『請儘快』」。 「請儘快」傳達的是催促的姿態，不是可以執行的請求。有效的催辦短、具體、帶著日期：「官網文案我需要你確認第二段，10/18 下班前給我，可以嗎？」這句話可以直接複製進訊息，對方也知道要回什麼。
第三，「連續兩輪沒動的，要給處理建議」。 一條行動項連續兩次開會都沒動，通常不是執行的人懶，是這件事本身有問題：範圍太大、權責不對、或者根本沒人真的想要它。要 AI 幫你想「拆小、換人、取消」三條出路，你在會上就有提案，而不是第三次把同一句話再唸一遍。
| 變數 | 替換要領 |
|---|---|
| 會議主題與與會者 | 先給名單，模型才知道該用哪些名字；不給，它只會寫「與會者 A」這種沒法用的代號 |
| 期限寫法 | 指定格式（如「10/20（一）前」），不要寫「下週」——三個月後沒人看得懂 |
| 完成標準的顆粒度 | 依你的驗收習慣定；要它寫到「可以拿出來給人看的成品」，不要停在動作 |
| 敏感項標記 | 對外承諾、金額、法務相關的項目先標出來讓你複核，不要直接發出去 |
坑一：把 AI 當錄音筆。 最常見的用法是「幫我把這兩小時的逐字稿整理一下」，拿到一份八千字的漂亮摘要——讀完更累，裡面沒有一行能執行。會議記錄的價值不在完整，在取捨。
坑二：讓它替缺席的人編立場。 會上有人請假時大家只能說「等他回來再確認」，模型不知道，它會把「要等 B 確認」寫成「B 同意這個方向，細節後補」。這種錯沒有任何語病、看起來完全合理，但它是假的——所以「原文未提及一律照標」這句話，三段提示詞裡都要留位置。
坑三：行動項沒有期限，或期限是「月底」。 「月底前完成」在十號聽起來寬鬆，二十八號就變成災難。把期限壓到具體的一天，你才會在清單上看到「有三條都壓在同一天」這種真實的風險。
最後說一句：這三段提示詞不會幫你開會，它只把「開完會之後那一個小時」從翻筆記、抓重點、寫郵件，壓縮成貼上、校對、寄出。會議真正難的部分——兩個部門立場不同、決定該誰拍板——還是得你坐在那張桌子前面解決。
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用完這三段，你手上會有一份結構化記錄、一份待辦清單、還有一組催辦與開場核對腳本，下次開完會換掉逐字稿就能整套再跑一次。隨身機器人支援長對話保存與文檔問答，新用戶免費試用 7 天，把這三段存成模板，每場會結束十分鐘內就能發出記錄。前往 sylogs.com 首頁即可找到入口。
下一篇預告： 換到自己身上——履歷改了七八版，投出去卻沒有回音，面試時自我介紹還是「我比較踏實、學習能力強」那一套。下一期講「履歷與自我介紹」，讓 AI 從你的真實經歷裡挖出能上履歷的東西，再把自我介紹改成對方想聽的版本。
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編輯評論 / Editor's Note
這種情況在許多企業中經常發生，會議結束後卻沒有人知道具體要做什麼，導致工作效率低下。使用三段提示詞可以有效地將會議討論轉化為明確的任務和責任分配，提高工作效率和團隊合作。透過這種方法，可以避免會議後的混亂，讓每個人都清楚自己的任務和截止日期。