業州愚公在《AI 工具實操與提示詞》系列中撰寫了關於寫信技巧的文章，指出有些信件雖然寫得很有禮貌，但往往得不到回覆。作者提到，一位人士週二上午給供應商寫信詢問報價和帳期，信中只提到「不好意思打擾」和「期待您的回覆」，但到週五仍未收到回覆。業州愚公認為，這種信件往往缺乏實質內容，對方可能因此而不予理睬。為此，作者提供了三段提示詞，分別針對請求、婉拒和跟進，教導讀者如何寫出有效的信件，以增加對方回覆的可能性。
菜鳥之友系列：《AI 工具實操與提示詞》・模板篇作者：業州愚公
週二上午，你要跟只見過一次面的供應商問報價，順便提一句能不能給兩週帳期。你寫：「您好，冒昧打擾。關於上次提到的合作，如方便的話，希望能給我們一份報價，萬分感謝。期待您的回覆。」寄出去。
週五沒回。下週二你再打開寄件備份，才發現整封信沒有一句話告訴對方：這件事跟他有什麼關係、要花他幾分鐘、什麼時候之前要。
商務郵件最常見的三種死法，剛好對應三種信。
請求型：自己要什麼寫得很清楚，對方要付出什麼寫得很模糊。他得自己算要查幾張表、問幾個人、擔什麼責任，算不清就先放著。
婉拒型：不敢說不，於是寫「最近比較忙，可能不太方便，再看看」。你以為拒絕完了，他收到的是「還有機會」；兩週後再問一次，你要嘛再婉拒一次，要嘛勉強接了。
跟進型：把原信複製一遍，前面加一句「請問有進展嗎」。這封信唯一的新訊息是「我很急」——對方讀完，沒有新的理由去動作。
三種信的問題都不在文筆，在結構。一封商務郵件只要回答四件事：這是什麼事、為什麼找你、要你做什麼（含要花多久）、不做會怎樣。 四格填滿，信自然短；四格空著，再客氣也只是一段禮貌的空白。
AI 的用處不是替你寫得漂亮，是把一團模糊的訴求逼成四格可以填的欄位。它也很擅長在你只說「客氣一點」時，把信寫得更長、更沒重點——後面會講。三段提示詞照使用頻率排：請求、婉拒、跟進。
| 你的狀況 | 用哪個模板 | 模板要點 |
|---|---|---|
| 要資料、要報價、要引薦、要對方撥時間，寄出去常沒下文 | 模板一：請求信 | 主旨寫進期限；第一段給對方好處或風險；每項請求寫成可答是或否；末尾給「不回的預設動作」 |
| 不想接這個活、不想給這個價、不想赴這個約，又不想傷關係 | 模板二：婉拒信 | 三段固定：收到了／明確拒絕／替代方案；只給一個真理由；不留「再談」的鉤子 |
| 信寄出幾天沒回，要催又不能催成催債 | 模板三：跟進信 | 一封比一封短；第一封補新資訊，第二封降到「回一個字」，第三封給截止與預設 |
三段可以分開用。但有一個共同前提：先把你想要的結果寫成一句話，再讓它寫信。 連「我要他做什麼」都說不清，它只會把你的模糊寫得更長、更有禮貌。節奏上，模板一寄出前跑，模板二在想說不的那天跑，模板三只在超過三個工作日沒回時跑。
請求信的核心不是禮貌，是降低對方的決策成本。他不回，多半不是討厭你，是算不出回這封信要付出多少。
第一，主旨行寫成「事由＋要對方做的事＋期限」。 例如「[報價確認] 請於 10/22 前回覆 A 型號單價」。多數人只看主旨決定要不要點開；主旨有期限，等於幫他排了優先級。寫「關於合作事宜」，就是把自己排到最後。
第二，第一段就給對方好處或風險，不要從自我介紹開始。 「我是某某公司的某某」對他沒有決策價值。有價值的是「這批量比上次多六成」或「這個價格只保留到月底」。
第三，末尾給一個「不回的預設動作」。 例如「若本週五前未收到回覆，我先按去年價格向另一家下單」。這句話把沉默從免費變成有代價，也保護你——你不是在等，是在按計畫走。
```
你是一位寫了二十年商務信件的顧問。我要寄一封信給下面這個人，請幫我寫，只寫一版，不要給我三個選項。
【收件人】[職稱、與我的關係、上次接觸是何時、他可能在意什麼]
【我要什麼】[一句話，例如：請他在 10/22 前給 A 型號 500 件的單價，並同意 30 天帳期]
【他要付出什麼】[例如：查一次價目表、跟財務確認帳期，估計 15 分鐘]
【我方能給什麼】[例如：長期採購、預付三成、幫他引薦一個客戶]
【期限與不回的後果】[例如：10/22 前未回，我按去年價格向另一家下單]
【語氣】[例如：平等、直接，不要客套]
寫作規則：
1. 主旨 20 字內，格式為「[事由] 請於 X 月 X 日前回覆 Y」。禁止「關於…事宜」「合作洽談」這類沒有動作的主旨。
2. 全文 180 字內，四段：第一段一句話說清這是什麼事，並給出對他的好處或風險；第二段列出我要的幾件事，用編號，一件事一行；第三段寫他需要花多少時間、我方能給什麼配合；第四段寫期限與不回的預設處理。
3. 第一段禁止用「我是…」「冒昧打擾」「久仰」開頭。自我介紹最多一行，可以放在最後一段。
4. 每一項請求都要寫成可以回答「是／否」或給出一個數字的形式。禁止「希望能夠」「看能否」「如方便的話」。
5. 結尾只留一句話。不要寫「期待您的回覆」「萬分感謝」「順頌商祺」。
6. 寫完後，另外列出兩項：這封信最可能讓對方為難的地方是什麼；如果我要換取快速回覆，可以先讓掉哪一項。
```
主旨那一行，是整封信裡唯一保證被讀到的部分。 把期限寫進去不是為了催，是讓他知道有時效。主旨寫「報價事宜」與寫「請於 10/22 前回覆單價」，回覆率不是一個量級。
「不回的預設動作」是這段提示詞裡最有價值的一句。 它同時給對方一個現在回的理由、給你一個不必再等的台階，也讓下一次跟進有依據。但寫了就要執行，否則期限從第二次起就沒有重量。
第六項那兩個反問，是給你自己看的。 多數請求卡住，不是對方沒空，是裡面藏了一個他不能答應的條件——帳期、獨家、降價——而你以為那只是順帶一提。讓模型指出「最可能讓他為難的地方」，等於在寄出前先看見它。
最貴的婉拒，不是拒絕，是留下想像空間的拒絕。
「最近比較忙，可能不太方便，再看看。」這句話在你這邊是拒絕，在對方那邊是「還有機會」。兩週後他再來一次，你要嘛重講一遍更硬的版本，要嘛乾脆接了——前者傷關係，後者傷成本，都比一句「這次我們不接」貴。
好的婉拒只有三句：收到了、我不做、你可以找誰或什麼時候再找我。
第一句要具體，指出他提的內容，證明你讀過而不是群發。第二句要完整，一句話講完，不含「可能」「暫時」「最近」。第三句要給出口：一個名字、一個時間窗口，或一個縮小版（「整包我不接，但可以只找我做 A 部分」）。
理由可以給，但只給一個，而且必須是真的。編理由最危險——對方一旦知道真相，你損失的是以後每一句話的可信度。
```
我要婉拒下面這件事，請幫我寫一封回信。只寫一版。
【對方是誰】[職稱、關係、這次是誰先開口的]
【他提出什麼】[照抄他的原話或需求]
【我為什麼不做】[真實原因，例如：人力不足、與現有客戶利益衝突、價格做不到、方向不符]
【哪些原因不能寫進信裡】[例如：不能說「你們預算太低」]
【我願意給的替代】[例如：可以推薦兩位人選；三個月後可以談；或只接其中一小部分]
【我希望維持的關係】[例如：以後還要合作，但這次真的不行]
寫作規則：
1. 全文 150 字內，三段，順序固定：確認收到並具體提到他提出的內容（一句）／明確拒絕（一句）／替代方案或下次時間窗口（一至兩句）。
2. 拒絕的那一句必須是完整否定句，例如「這次我們不接」。禁止出現「可能」「暫時」「再看看」「有機會再聯絡」「最近比較忙」。
3. 只給一個理由，且要具體到可以被理解，例如「目前團隊同時在做兩個交付，接了會延誤你」。不要寫「資源有限」「戰略調整」「內部評估」。
4. 道歉最多一次。禁止「萬分抱歉」「真的很不好意思」「辜負您的期待」。
5. 不要留下「再討論」的鉤子。若要留，必須給明確日期，例如「明年一月可以再談」。
6. 不要編造我沒有提供的理由、數字或替代人選。資訊不足就留空，標「待我補」。
7. 寫完後，列出兩項：這封信發出去後對方最可能回什麼；哪一種回覆我不需要再回。
```
「明確否定句」是婉拒信的分水嶺。 中文裡的拒絕很容易寫成語法拒絕、語氣猶豫——「這次可能不太行」。對方讀完不確定，就會再問一次；寫成「這次我們不接」，是把話說完。
一個真理由勝過三個好聽理由。 三個理由像藉口，一個具體理由像事實。「團隊同時在做兩個交付，接了會延誤你」——這句話站在對方立場上，比任何道歉都好用。
第七項那個「哪一種回覆不需要再回」，很多人會忽略。 婉拒之後，對方若追問「為什麼」「再考慮一下」，你只需回一句「這次真的不行，抱歉」，不必展開第二輪解釋。多解釋一輪等於重開一次談判，而這次你手上已經沒有新牌。
跟進信被讀成催債，通常是同一個動作重複三次：原信貼回去，加一句「請問有進展嗎」。這封信沒有新資訊、沒有新理由，也沒有降低對方任何成本。
跟進應該是一條階梯，一封比一封短。
第一封，間隔三到四個工作日。不要重複原信，只補一條新資訊——新資料、新期限、或別人的決定——並把問題縮小到一個。目標是讓他重新看見這件事，不是催。
第二封，再隔三天。把回覆成本降到接近零：「只要回一個字，可以或不行」「如果這件事不是你負責，告訴我該找誰」。很多不回覆不是不同意，是「要回得寫一段話」太麻煩。
第三封，再隔三天。寫明截止與預設動作，同時給對方體面出口：「如果方向不對，直接說停也可以。」這句看似讓步，實際是把「不回」變成一個需要選擇的選項。
```
我要跟進一封已寄出但沒有回覆的商務郵件。請幫我寫，並嚴格控制長度。
【原信內容】[貼上原信全文]
【已寄出幾天】[例如：四個工作日，10/15 寄出]
【中間有沒有接觸】[例如：10/17 在會議上見過，他說「我看看」]
【這次我要的結果】[例如：只要他確認單價，其他都可以後談]
【我最多能等多久】[例如：10/25，之後我要向另一家下單]
【我還有什麼新資訊】[例如：數量從 500 提高到 800；或對手報價已到]
請完成：
1. 先判斷現在該寫第幾次跟進（第一次／第二次／最後一次），並說明理由。
2. 按判斷結果寫這一封：
- 第一次：80 字內。不准重複原信內容，只准加一條新資訊，結尾問一個一句話就能回答的問題。
- 第二次：60 字內。把回覆成本降到最低，提供「可以／不行」或「這件事該找誰」的選項。
- 最後一次：100 字內。寫明截止日期與我將採取的預設動作，並給對方一個不必解釋就能結束的出口。
3. 主旨沿用原信，前面加「Re:」，不要改標題，讓它留在同一個對話串。
4. 禁止出現「請問有進展嗎」「不知道您是否看到」「再提醒一次」「期待您的回覆」。
5. 不要指責對方，不要提「我已經寄了三次」，不要用「最後通知」這種字眼。
6. 寫完後，列出：如果這封還是不回，我下一步該做什麼（打電話、換聯絡人、或直接執行預設動作），並說明哪一個最不傷關係。
```
「不重複原信」是這一段最容易被違反的規則。 模型預設會把原文摘要一遍再問進展，讀起來像公文。你要它只加一條新資訊，信才會有第二封的價值。
「只要回一個字」看起來卑微，實際上是轉化率最高的一句。 它把對方的決策從「要不要合作」縮小到「要不要回覆」，兩件事的成本差十倍。
最後一封的預設動作，一定要真的執行。 寫了不做，下次你給的期限就只是一句話；做了一次，以後你寫「若未回覆我將按計畫執行」，對方會當真。
| 變數 | 替換要領 |
|---|---|
| 收件人與關係 | 只見過一次面的與合作三年的，第一段給好處的方式完全不同；前者要先建立「為什麼找你」，後者可以直接談條件 |
| 我要什麼 | 一句話，含數量、金額或日期。寫不出來就先別寄——這欄空著，AI 只會替你寫得更含糊 |
| 他要付出什麼 | 誠實估算時間與層級。要對方總經理簽字，跟要一個專員查表，信的寫法不是同一封 |
| 期限與不回的後果 | 期限要有具體日期；後果必須是你真的做得到的事。寫「否則我們將重新評估合作」而做不到，比不寫更傷 |
| 不能寫進信裡的原因 | 婉拒專用。這一欄決定它會不會替你編一個好聽但假的理由 |
| 可給的替代 | 人名、時間窗口、縮小版，三種給一種就夠。什麼都不給的拒絕，對方只會記住「這人不好說話」 |
坑一：一封信裡塞三件事。 同時要報價、要帳期、要引薦，只要一項對方答不了，整封就卡住，而你不知道卡在哪。一封信一件事；真要三件，就編號分開、允許他部分回覆。
坑二：跟 AI 說「寫得客氣一點」。 它會加滿「萬分感謝」「敬請指教」「順頌商祺」，信變長、重點變淡，還更像群發。你真正該說的是「短一點、具體一點」。
坑三：讓它替你編理由。 婉拒信裡編一個不存在的理由——「家裡有事」「人在外地」——一旦被識破，損失的是以後所有的話。模板二把「真原因」與「不能寫進信裡的原因」分兩欄，是讓它繞開，不是讓它發明。
還有一件要自己把關：AI 不知道你跟這個人的關係有多深，也不知道你們公司誰有權答應帳期。信寫完，收件人、金額、期限、承諾四樣一定要自己核對。
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編輯評論 / Editor's Note
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