週報寫成流水帳或滿紙「持續推進」，老闆掃一眼就關？三段提示詞：把亂記錄分四堆成週報初稿、四份週報按主題拼月報並點名「整月未解」、送出前讓 AI 扮不熟業務的主管預審堵漏。
菜鳥之友系列：《AI 工具實操與提示詞》・模板篇作者：業州愚公
先問一個誠實的問題：你上一次把別人的週報從頭讀完，是什麼時候？
多數人的答案是「想不起來」。但我們每個星期五還是會花半小時到一小時，憋一份自己的——寫的時候痛苦，發出去石沉大海。為什麼？因為週報通常只有兩種寫法：一種是流水帳，「週一開會、週二改方案、週三繼續改方案」；另一種是修辭練習，「持續推進」「加強協同」「穩步優化」。老闆兩種都掃一眼就關掉，因為兩種都讀不到資訊。
問題不在文筆，在結構。一週的事是散的，而報告需要的是分堆——做完了什麼、正在做什麼、什麼卡住了、下週做什麼——多數人沒有在動筆前先分堆，而是邊寫邊想，寫到哪算哪。而「分堆」這種又粗又累的活，恰恰是 AI 最擅長的。這一篇給你三段提示詞：第一段把散記錄變成週報初稿，第二段把四份週報拼成月報，第三段在送出前替你擋掉最容易被追問的坑。
適用場景：週五下午，你只記得「這週忙了些什麼」，行事曆、聊天記錄、備忘錄裡的原始條目又亂又碎。把這堆材料整段貼給 AI，讓它先分堆，你在分好的骨架上改。
```
你是我本人的彙報助理。下面是我這一週做過的事情的原始記錄，順序很亂、詳略不一，可能有的事只寫了半句。請把它整理成一份週報初稿，嚴格按以下規則：
1. 分成四堆：本週完成／進行中（附目前進度與下一步）／卡住（寫清卡在哪一步、需要誰配合或拍板）／計畫下週做。
2. 每一條格式固定為：動作＋對象或標的＋結果或目前狀態。例：「完成 Q3 銷售資料清洗，交付給營運部」，而不是「處理了資料的事」。
3. 原始記錄裡沒有的資訊一律不要腦補；不知道結果的寫【待補：結果】，不確定該歸「完成」還是「進行中」的，單獨列出來問我。
4. 「持續跟進」「保持溝通」「正常推進」這類詞禁止出現——每一條都必須讓沒參與的人看出做了什麼、到了哪一步。
5. 全部整理完後，列出最多三個問題問我，只問那些你判斷不了、又最影響報告準確性的缺口。
我的原始記錄如下：
（貼上你的流水帳：行事曆、聊天記錄、備忘錄，亂的照貼）
```
為什麼這樣寫。四個設計各有用意。第一，「分四堆」給了 AI 明確的容器，散記錄一旦有容器，整理品質立刻上一個台階；第二，「動作＋對象＋結果」的句型鎖死，是為了逼出資訊量——「處理了資料的事」和「完成 Q3 銷售資料清洗，交付營運部」的差別，就是老闆回「嗯」和回「好」的差別；第三，也是最要緊的一條：禁止腦補。AI 在彙報場景最危險的不是寫不好，而是替你把沒做的事寫成做了——「【待補：結果】」和「列出來問我」就是這段模板的安全閥，寧可留白，不可編造；第四，把「持續跟進」「保持溝通」這類空話直接寫進禁用清單，AI 才不會把一份流水帳整理成另一種空話。
要替換的變數：①「四堆」按你公司週報的固定欄位改——有的團隊要求單列「風險」，就多加一堆；②末尾「最多三個問題」的數量可調，問題太多你答不過來，太少又補不全關鍵缺口。
適用場景：月底，主管要月報。你手上有一整個月的四份週報，最偷懶的辦法是把它們按時間接起來——那正是月報最忌諱的寫法：同一件事被拆在四段裡，讀的人得自己拼圖。
```
下面是同一個月四份週報的全文。請把它們匯總成一份月報，規則如下：
1. 不按週排列，按主題歸併：同一件事分散在多週的，合併成一條，寫出完整弧線——月初什麼狀態、中間發生了什麼、月底到哪一步。
2. 開頭一段「本月總覽」，只用事實：完成了幾件、仍在進行幾件、卡住幾件；數字從四份週報裡數出來，不要估算。
3. 單獨列一節「整月未解」：凡是四週都出現、卻始終沒有結果的事，逐條點名，並註明每週分別卡在哪裡。
4. 不准照抄週報原句；月報只寫結果與變化，過程細節壓縮到一句以內。
5. 最後告訴我：如果只能對上級講一句話概括這個月，你會講哪一句，為什麼。
四份週報如下：
（按時間順序貼上四週的週報全文）
```
為什麼這樣寫。月報的價值在「變化」：這件事月初卡著、月底通了，或者反過來越拖越深。按時間排列看不出變化，按主題歸併才看得出——所以第 1 條明確規定「不按週排列」。第 3 條「整月未解」是整份月報最值錢的部分：一件事四週都出現卻始終沒結果，在每份週報裡都只有一行，單獨看毫不起眼；只有匯總時點名，它才會被看見——你要資源、要上級拍板，靠的就是這一節。第 5 條讓 AI 先替你壓縮成一句話，是因為月報的第一位讀者往往只讀第一段，這一句就是你月報的標題，值得花力氣磨。
要替換的變數：①週報份數按實際情況改，三週、五週都可以，規則裡的「四份」跟著換；②歸併維度可從「按主題」換成「按客戶」「按專案」，取決於你主管關心什麼維度；③如果你的月報有固定表格格式，把表頭貼進規則裡，讓它照著填。
適用場景：週報整理好了，你拿不準會不會被打回來重寫。這段模板讓 AI 扮演一個特定角色——不熟悉你具體業務、每天只花三分鐘看彙報的直屬主管——在送出前替你把關。
```
你現在扮演我的直屬主管，但你不熟悉我手上的具體業務，每天只有三分鐘看彙報。我剛寫好這份週報（附在最後），請在交出去之前幫我做一次嚴格的預審：
1. 先假裝你只有 60 秒：指出哪三句讀完得不到任何資訊（像「持續推進」「協同各方」這種），並逐句說明為什麼算空話。
2. 然後逐條挑毛病：對每一條問一次「所以呢？」——這件事對團隊目標意味著什麼，我的報告裡寫清楚了嗎。
3. 列出你讀完之後最可能追問的三個問題，並判斷我的報告裡是否已有答案；沒有答案的，告訴我需要補一句什麼。
4. 結論只給一檔：可以直接發／先補三處再發。不要客套，不要誇。
週報全文如下：
（貼上你整理好的週報）
```
為什麼這樣寫。角色設計是這段模板的核心，不能只寫「扮演主管」，要加上「不熟悉具體業務」和「每天只有三分鐘」兩個限定——前者逼它像真讀者一樣遇到含糊表述就卡住，後者逼它從「掃一眼能不能 get 到重點」的角度挑毛病，而不是逐字欣賞你的文筆。三個動作各有分工：抓空話句是除鏽，「所以呢」是補上因果鏈，預測追問是提前堵漏——主管真正要問的三個問題，你在送出前就該有答案。結論強制「只給一檔、不要誇」，因為以「寫得不錯」開場的評審，後面全是客氣話。
要替換的變數：①扮演對象換成你真正要交的那個人——跨部門老闆、客戶、甚至假想的「審計」；②「60 秒」可改成「只掃每條開頭」；③追問數量「三個」可按彙報場合調整。
| 場景 | 用哪段 | 關鍵動作 |
|---|---|---|
| 週五只有一堆亂記錄，一小時內要交週報 | 第一段 | 貼原始記錄 → 回覆 AI 的三個問題 → 補上【待補】再送出 |
| 月底主管要月報，手上有一個月的週報 | 第二段 | 四份貼齊 → 檢查主題歸併是否合理 → 重點打磨「整月未解」一節 |
| 週報寫完，不確定會不會被打回 | 第三段 | 先讓 AI 扮主管預審 → 補齊它點名的三處 → 再送出 |
| 每週都想快一點 | 一＋三連用 | 第一段出初稿，跳過精修直接預審，補完就發 |
順序上只有一條鐵律：預審放在最後。先讓第一段把結構立起來，再預審；直接拿流水帳去預審，AI 只會叫你重寫，白白多跑一輪。
最後提醒一件比提示詞更重要的事：週報裡最該出現、而多數人不敢寫的，是「卡住了，需要誰拍板」。這句看起來像認慫，其實是整份報告裡唯一在替你要資源的一句。第二段模板裡那節「整月未解」，寫的就是它——不敢寫卡住的人，一整個月的週報加起來，就真的只剩「持續推進」四個字了。
工具推薦隨身機器人（新用戶免費試用 7 天）
把這三段模板存進常用提示詞庫，週五貼上就能用。隨身機器人支援自訂提示詞與多輪對話，新用戶免費試用 7 天，詳見 sylogs.com。
下一篇預告： 有些話當面說不出口——談績效、談加薪、談拆夥，怎麼用 AI 先把最難開口的那場對話演練一遍，把對方可能的反應提前走完。下一篇《艱難對話演練》見。
業州愚公 ｜ SY 視野（sylogs.com）原創內容，轉載請註明出處。