一位工业设计师去年接了一笔海外单，尾款八千多美金，但对方迟迟未付。对方每周都承诺「下周一定」付款，但理由各异，包括财会正在走流程、业务老板出差等。设计师最初写信催款时很客气，但对方仍未付款，设计师开始带情绪，最后甚至副本给对方老板，对方从此未再回应，设计师不仅未收到尾款，下一季的单也未能接到。这个事件反映出在商务往来中，有效的催款技巧和沟通方式非常重要，否则可能导致不必要的争端和损失。
菜鸟之友系列：《AI 工具实操与提示词》・模板篇作者：业州愚公
一位做工业设计的朋友，去年接了一笔海外单，尾款八千多美金。交货后对方说「这周一定安排」，下周换成财会回「正在走流程」，再下周又换成业务说「老板出差」，签核卡在他看不到的那一关。他第一封信写得很客气，第二封开始带情绪，第三封直接副本给他老板——从此对方一个字都不回。钱没收到，下一季的单也没了。
他后来跟我说一句话，很到位：「我以为催款是比谁催得凶，结果是在比谁的节奏对。」
催款这件事真正难的，不是把话说重，而是三件事：手上有一份谁看了都无法反驳的事实；在对的时间点，只发该发的那一封；到了对方说「没钱」的那一刻，能把一句客套话变成有日期、有金额的还款安排。下面三段提示词，对应这三个场景。
| 你现在的处境 | 用哪段提示词 | 你要先翻出来的东西 |
|---|---|---|
| 钱拖着，一想到就上火，信写了三行又删掉 | 第一段：事实卡与逾期阶段 | 发票、交付与验收纪录、往来邮件 |
| 要发第一封，怕写重了撕破脸、写轻了没人理 | 第二段：三段节奏的信 | 事实卡、对接人与财务的联络方式 |
| 对方说「最近真的没钱」，口头答应却没有日期 | 第三段：分期谈判与确认信 | 欠款余额、你能接受的最晚收款日 |
适用场景：钱已经逾期，你一想到就上火，打开信箱写了三行又删掉，因为不确定该用什么口气。
为什么这样写：催款信之所以没用，多半不是话不够硬，而是里面只有情绪、没有事实。对方只要回一句「我们核对一下」，你就得再等两周。所以模板第一件事是禁止 AI 评价对方人品、禁止预测他会不会付，只准做整理：哪一项有凭证、哪一项只是你记得、对方原话说过什么、这句话能不能被第三方核对。把「我记得他说过」和「信里写着他说过」分开，你才知道自己手上到底有几张牌。
它还会算出逾期天数，把案件放进对应阶段，并且只给「这个阶段现在该做的一件事」——因为多数人催款失败，是在该打一通电话的阶段发了第三封措辞严厉的信。
要替换的变数：客户与所在地、合同或订单编号、发票号、金额币别、交付与验收日期、约定付款日、已催纪录。
我有一笔应收帐款逾期未收。请你只做整理与判断：不要评价对方人品，不要预测他会不会付，不要给任何法律结论。缺的数据标【待补】，不准自行补日期或金额。
基本数据：客户【 】（国家／地区【 】）；合同或订单编号【 】；发票号【 】；金额【 】元【币别】；交付或服务完成日【 】；验收方式与验收日【 】；约定付款日【 】；今天日期【 】。
已催过的纪录（逐条贴，含日期与对方原话）：【 】
请输出四部分：
一、事实表：每列一项——项目／凭证（哪份文件或哪封信）／日期／对方说过什么（照抄原话）／这一项能不能被第三方核对。凭证我没有的标【待补：去哪拿】。
二、逾期天数与阶段：算出逾期天数，标出落在哪一段（未到期／逾期一到十五天／十六到四十五天／四十六天以上），并只给这个阶段「现在该做的一件事」。
三、对方最可能拿来拖的三个理由，每个理由后面写「要什么证据才能排除」，证据只从我提供的数据里挑。
四、我这封信最不该写的一句话：从我提供的往来纪录里，挑一句我自己写过的，说明它为什么会让对方只顾防御。
跑完你会看到一件事：那张表上「能被第三方核对」的栏位，通常只有三、四项，其余全是你的记忆。这不是坏消息——它正好告诉你，第二封信该补上哪一份文件，而不是该加重哪一句话。
适用场景：事实卡整理好了，准备发第一封催款信。
为什么这样写：很多人会请 AI「帮我写三封催款信，从客气到强硬」。这是个坏主意：三封一起写，等于把底牌摊在自己桌上，你会忍不住提早用掉第三封的口气；而且第二封写什么，取决于第一封对方怎么回。所以模板强制一次只写一封，并且附上「对方三种回覆，我各用一句话怎么接」。
三段节奏的分工是这样：第一封假设对方只是漏了，只写事实、附件和一个只需回一句就能完成的请求；第二封开始写「停下来」的代价——暂停后续交付或新单排程，只写动作与日期，不写威胁；第三封才是正式通知，写死金额、期限、期满后的下一步，副本给对接人与财务。三封的共同点是：每一句都要能被截图、被转寄给第三个人看也不心虚。
要替换的变数：这是第几封、逾期天数、字数上限、暂停的具体动作与日期、副本对象。
请帮我写一封催款信，只写这一封，不要顺便写下一封。依据下面的事实卡，这是第【一／二／三】封，对方已【 】天没有回覆。
事实卡：【贴上第一段的输出】
写作要求：
一、主旨格式固定为「发票【号】／逾期【天】天／需要您确认付款日」，不超过二十字。
二、全文不超过【一百五十／两百五十】字，三段结构：重申事实（金额、发票、约定日、已交付）→ 我这边已经完成的确认动作 → 一个只需一个动作就能回覆的请求。
三、不用感叹号；不出现「一直」「多次」「请自重」「贵司诚信」这类词；不评价对方的人；每一句都必须经得起被转寄。
四、若这是第二封，加一段「我方将于【日期】暂停【后续交付／新单排程】」，只写动作与日期。若是第三封，写明金额、最后期限、期满后我将把案件交由【追偿程序／公司法务／外部律师】处理，并注明副本已寄给【对接人／财务主管】。
五、末尾附三件事：对方可能的三种回覆（马上付／要求分期／指责交付有问题）各给一句我的接法；这封信寄出前我还缺哪一项数据；若对方七天内不回，下一步只写动作。
这一段最值钱的是第五点。多数人被已读不回时卡住，不是因为没话说，而是因为没事先想好「他这样回，我接什么」。先写好接法，你按下寄出键的手就不会抖。
适用场景：电话那头语气诚恳，说现金流紧、再给两个月，你怕逼太紧就永远收不到。
为什么这样写：这是整条催款路上最容易功亏一篑的一刻。口头一句「下个月先给一部分」，只要没有日期、金额、谁确认，等于没谈。所以模板先做演练：AI 扮演对方，一次只回一句、三十字以内，句末用括号标出「这句话在试探什么」；你说「暂停」，它跳出角色指出你刚才哪一句把主动权让掉了。三种姿态轮流来——先拖延、再诉苦、最后反过来怪你交付有问题——你会发现自己最容易在「被怪」那一轮松口。
谈成之后才产出分期表与确认信。分期表的总额必须等于欠款余额，日期必须是具体某月某日；确认信不超过两百五十字，四段写死：金额与原始到期日、分期安排、任一期未到帐时回到什么状态、请对方回一句「确认」。
要替换的变数：欠款余额、最早到期日、可接受的期数与最晚收款日、我方底线。
这笔帐我已催过，对方说「最近现金流很紧」。等一下我要打电话谈。请你先陪我把开场三十秒练一遍，再帮我出一份分期确认信。
欠款余额【 】元【币别】；最早到期日【 】；我最多能接受分【 】期；最晚收到钱的日期【 】；底线是【第一期必须在几月几日前到帐／每期不得低于多少】。
演练规则：你扮演这位客户，一次只回一句、不超过三十字，句末用括号标出「这句话在试探什么」。我每回一句，你换一种姿态（先拖延、再诉苦、最后反过来怪交付）；我说「暂停」时，你跳出角色，指出我刚才哪一句把主动权让掉了，并给一句替代说法。
演练结束后输出三部分：
一、开场三十秒脚本：不质问、不铺陈，先给对方一个体面的台阶（先确认他愿不愿意处理），再说出金额与日期。
二、分期表：期数／付款日／金额／付款方式／由谁确认；总额必须等于欠款余额，日期必须写成具体某月某日。
三、确认信：不超过两百五十字，四段——双方确认的欠款金额与原始到期日／分期安排（照分期表写死）／任一期未按时到帐时回到什么状态（写成双方约定的处理方式，不要写成法律结论）／请对方回覆一句「确认」。全文中性，「理解您的困难」这类话最多一句。
把确认信当天寄出，比什么都重要。口头承诺的有效期通常只有七十二小时，过了那个窗口，对方会觉得「反正他也没再提」。
催款不是把话说得一次比一次重，而是让每一步都留下可以往下走的台阶：事实卡让对方无法否认，三段节奏让压力刚好够推得动，分期确认信让「没钱」变成一个有日期的承诺。真正把单子催黄的，通常不是催得太紧，而是从头到尾只有情绪、没有节奏。
工具推荐随身机器人（新用户免费试用 7 天）
把这三段提示词存进你的随身机器人，逾期第一天就能调用：事实卡、当期那一封信、分期确认信一次备齐。新用户免费试用 7 天：https://sylogs.com/beginners
下一篇预告： 催到最后还是不付——走小额追偿或仲裁之前，先算清楚「值不值得告」的那张成本表。
业州愚公 ｜ SY 视野（sylogs.com）原创内容，转载请注明出处。
编辑评论 / Editor's Note
近期有许多企业和个人反映因为对方拖欠尾款而导致自己的生意和财务受到严重影响，催款的技巧和方法也成为了大家关注的焦点。有效的催款信不仅能够推动对方尽快付款，同时也能够维护双方的合作关系，避免因为催款而导致的不必要纠纷。通过学习和掌握催款信的写作技巧，可以有效地提高企业和个人的资金回收效率和成功率。