一位工業設計師去年接了一筆海外單，尾款八千多美金，但對方遲遲未付。對方每週都承諾「下週一定」付款，但理由各異，包括財會正在走流程、業務老闆出差等。設計師最初寫信催款時很客氣，但對方仍未付款，設計師開始帶情緒，最後甚至副本給對方老闆，對方從此未再回應，設計師不僅未收到尾款，下一季的單也未能接到。這個事件反映出在商務往來中，有效的催款技巧和溝通方式非常重要，否則可能導致不必要的爭端和損失。
菜鳥之友系列：《AI 工具實操與提示詞》・模板篇作者：業州愚公
一位做工業設計的朋友，去年接了一筆海外單，尾款八千多美金。交貨後對方說「這週一定安排」，下週換成財會回「正在走流程」，再下週又換成業務說「老闆出差」，簽核卡在他看不到的那一關。他第一封信寫得很客氣，第二封開始帶情緒，第三封直接副本給他老闆——從此對方一個字都不回。錢沒收到，下一季的單也沒了。
他後來跟我說一句話，很到位：「我以為催款是比誰催得兇，結果是在比誰的節奏對。」
催款這件事真正難的，不是把話說重，而是三件事：手上有一份誰看了都無法反駁的事實；在對的時間點，只發該發的那一封；到了對方說「沒錢」的那一刻，能把一句客套話變成有日期、有金額的還款安排。下面三段提示詞，對應這三個場景。
| 你現在的處境 | 用哪段提示詞 | 你要先翻出來的東西 |
|---|---|---|
| 錢拖著，一想到就上火，信寫了三行又刪掉 | 第一段：事實卡與逾期階段 | 發票、交付與驗收紀錄、往來郵件 |
| 要發第一封，怕寫重了撕破臉、寫輕了沒人理 | 第二段：三段節奏的信 | 事實卡、對接人與財務的聯絡方式 |
| 對方說「最近真的沒錢」，口頭答應卻沒有日期 | 第三段：分期談判與確認信 | 欠款餘額、你能接受的最晚收款日 |
適用場景：錢已經逾期，你一想到就上火，打開信箱寫了三行又刪掉，因為不確定該用什麼口氣。
為什麼這樣寫：催款信之所以沒用，多半不是話不夠硬，而是裡面只有情緒、沒有事實。對方只要回一句「我們核對一下」，你就得再等兩週。所以模板第一件事是禁止 AI 評價對方人品、禁止預測他會不會付，只准做整理：哪一項有憑證、哪一項只是你記得、對方原話說過什麼、這句話能不能被第三方核對。把「我記得他說過」和「信裡寫著他說過」分開，你才知道自己手上到底有幾張牌。
它還會算出逾期天數，把案件放進對應階段，並且只給「這個階段現在該做的一件事」——因為多數人催款失敗，是在該打一通電話的階段發了第三封措辭嚴厲的信。
要替換的變數：客戶與所在地、合同或訂單編號、發票號、金額幣別、交付與驗收日期、約定付款日、已催紀錄。
我有一筆應收帳款逾期未收。請你只做整理與判斷：不要評價對方人品，不要預測他會不會付，不要給任何法律結論。缺的資料標【待補】，不准自行補日期或金額。
基本資料：客戶【 】（國家／地區【 】）；合同或訂單編號【 】；發票號【 】；金額【 】元【幣別】；交付或服務完成日【 】；驗收方式與驗收日【 】；約定付款日【 】；今天日期【 】。
已催過的紀錄（逐條貼，含日期與對方原話）：【 】
請輸出四部分：
一、事實表：每列一項——項目／憑證（哪份文件或哪封信）／日期／對方說過什麼（照抄原話）／這一項能不能被第三方核對。憑證我沒有的標【待補：去哪拿】。
二、逾期天數與階段：算出逾期天數，標出落在哪一段（未到期／逾期一到十五天／十六到四十五天／四十六天以上），並只給這個階段「現在該做的一件事」。
三、對方最可能拿來拖的三個理由，每個理由後面寫「要什麼證據才能排除」，證據只從我提供的資料裡挑。
四、我這封信最不該寫的一句話：從我提供的往來紀錄裡，挑一句我自己寫過的，說明它為什麼會讓對方只顧防禦。
跑完你會看到一件事：那張表上「能被第三方核對」的欄位，通常只有三、四項，其餘全是你的記憶。這不是壞消息——它正好告訴你，第二封信該補上哪一份文件，而不是該加重哪一句話。
適用場景：事實卡整理好了，準備發第一封催款信。
為什麼這樣寫：很多人會請 AI「幫我寫三封催款信，從客氣到強硬」。這是個壞主意：三封一起寫，等於把底牌攤在自己桌上，你會忍不住提早用掉第三封的口氣；而且第二封寫什麼，取決於第一封對方怎麼回。所以模板強制一次只寫一封，並且附上「對方三種回覆，我各用一句話怎麼接」。
三段節奏的分工是這樣：第一封假設對方只是漏了，只寫事實、附件和一個只需回一句就能完成的請求；第二封開始寫「停下來」的代價——暫停後續交付或新單排程，只寫動作與日期，不寫威脅；第三封才是正式通知，寫死金額、期限、期滿後的下一步，副本給對接人與財務。三封的共同點是：每一句都要能被截圖、被轉寄給第三個人看也不心虛。
要替換的變數：這是第幾封、逾期天數、字數上限、暫停的具體動作與日期、副本對象。
請幫我寫一封催款信，只寫這一封，不要順便寫下一封。依據下面的事實卡，這是第【一／二／三】封，對方已【 】天沒有回覆。
事實卡：【貼上第一段的輸出】
寫作要求：
一、主旨格式固定為「發票【號】／逾期【天】天／需要您確認付款日」，不超過二十字。
二、全文不超過【一百五十／兩百五十】字，三段結構：重申事實（金額、發票、約定日、已交付）→ 我這邊已經完成的確認動作 → 一個只需一個動作就能回覆的請求。
三、不用感嘆號；不出現「一直」「多次」「請自重」「貴司誠信」這類詞；不評價對方的人；每一句都必須經得起被轉寄。
四、若這是第二封，加一段「我方將於【日期】暫停【後續交付／新單排程】」，只寫動作與日期。若是第三封，寫明金額、最後期限、期滿後我將把案件交由【追償程序／公司法務／外部律師】處理，並註明副本已寄給【對接人／財務主管】。
五、末尾附三件事：對方可能的三種回覆（馬上付／要求分期／指責交付有問題）各給一句我的接法；這封信寄出前我還缺哪一項資料；若對方七天內不回，下一步只寫動作。
這一段最值錢的是第五點。多數人被已讀不回時卡住，不是因為沒話說，而是因為沒事先想好「他這樣回，我接什麼」。先寫好接法，你按下寄出鍵的手就不會抖。
適用場景：電話那頭語氣誠懇，說現金流緊、再給兩個月，你怕逼太緊就永遠收不到。
為什麼這樣寫：這是整條催款路上最容易功虧一簣的一刻。口頭一句「下個月先給一部分」，只要沒有日期、金額、誰確認，等於沒談。所以模板先做演練：AI 扮演對方，一次只回一句、三十字以內，句末用括號標出「這句話在試探什麼」；你說「暫停」，它跳出角色指出你剛才哪一句把主動權讓掉了。三種姿態輪流來——先拖延、再訴苦、最後反過來怪你交付有問題——你會發現自己最容易在「被怪」那一輪鬆口。
談成之後才產出分期表與確認信。分期表的總額必須等於欠款餘額，日期必須是具體某月某日；確認信不超過兩百五十字，四段寫死：金額與原始到期日、分期安排、任一期未到帳時回到什麼狀態、請對方回一句「確認」。
要替換的變數：欠款餘額、最早到期日、可接受的期數與最晚收款日、我方底線。
這筆帳我已催過，對方說「最近現金流很緊」。等一下我要打電話談。請你先陪我把開場三十秒練一遍，再幫我出一份分期確認信。
欠款餘額【 】元【幣別】；最早到期日【 】；我最多能接受分【 】期；最晚收到錢的日期【 】；底線是【第一期必須在幾月幾日前到帳／每期不得低於多少】。
演練規則：你扮演這位客戶，一次只回一句、不超過三十字，句末用括號標出「這句話在試探什麼」。我每回一句，你換一種姿態（先拖延、再訴苦、最後反過來怪交付）；我說「暫停」時，你跳出角色，指出我剛才哪一句把主動權讓掉了，並給一句替代說法。
演練結束後輸出三部分：
一、開場三十秒腳本：不質問、不鋪陳，先給對方一個體面的台階（先確認他願不願意處理），再說出金額與日期。
二、分期表：期數／付款日／金額／付款方式／由誰確認；總額必須等於欠款餘額，日期必須寫成具體某月某日。
三、確認信：不超過兩百五十字，四段——雙方確認的欠款金額與原始到期日／分期安排（照分期表寫死）／任一期未按時到帳時回到什麼狀態（寫成雙方約定的處理方式，不要寫成法律結論）／請對方回覆一句「確認」。全文中性，「理解您的困難」這類話最多一句。
把確認信當天寄出，比什麼都重要。口頭承諾的有效期通常只有七十二小時，過了那個窗口，對方會覺得「反正他也沒再提」。
催款不是把話說得一次比一次重，而是讓每一步都留下可以往下走的台階：事實卡讓對方無法否認，三段節奏讓壓力剛好夠推得動，分期確認信讓「沒錢」變成一個有日期的承諾。真正把單子催黃的，通常不是催得太緊，而是從頭到尾只有情緒、沒有節奏。
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下一篇預告： 催到最後還是不付——走小額追償或仲裁之前，先算清楚「值不值得告」的那張成本表。
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編輯評論 / Editor's Note
近期有許多企業和個人反映因為對方拖欠尾款而導致自己的生意和財務受到嚴重影響，催款的技巧和方法也成為了大家關注的焦點。有效的催款信不僅能夠推動對方儘快付款，同時也能夠維護雙方的合作關係，避免因為催款而導致的不必要糾紛。通過學習和掌握催款信的寫作技巧，可以有效地提高企業和個人的資金回收效率和成功率。